ANALISIS PRODUKTIVITAS KINERJA PENGELUARAN BARANG

PT. AGILITY INTERNATIONAL (HALIM PERDANAKUSUMA) MENGGUNAKAN WAREHOUSE SURVEY TEMPLATE

Fajar Maulana

Program Strata-1 (S1), Jurusan Manajemen Logistik

Sekolah Tinggi Manajemen Logistik Indonesia, Bandung – Indonesia

Jalan Sariasih No.54 Bandung 40151

Email: Fajarmaulana1727@gmail.com

ABSTRAK

PT. Agility International (Halim Perdanakusuma) merupakan perusahaan yang bisnis prosesnya bergerak dibidang third party logistics. PT. Agility International (Halim Perdanakusuma) memiliki beberapa departemen dengan tanggung jawabnya masing-masing, salah satunya yaitu departemen outbound all customer atau yang sering disebut shipping department. Departemen outbound merupakan departemen yang menjadi ujung tombak perusahaan, karena departemen tersebut memiliki peran yang sangat penting dalam mengeluarkan barang dari gudang operasional. Jika terjadi kesalahan dan keterlambatan (Delay Delivery Order) pengiriman maka akan ada keluhan dari pihak vendor dan dari pihak customer, selain itu permasalahan tersebut akan menurunkan kredibilitas perusahaan. Dari segi standar operasional tentu perlu perhatian lebih dan pembaharuan aktivitas supaya apa yang yang telah dilaksanakan bisa menjadi bahan evaluasi untuk lebih baik kedepannya. Ketepatan waktu dan lancarnya aktivitas operasional tentu didukung oleh personil yang handal, oleh karena itu dalam penelitian ini hal yang dilakukan ialah menghitung produktivitas kinerja personil dalam mengerjakan tanggung jawabnya pada departemen outbound all customer, menggunakan pembaharuan standar operasional dan warehouse survey template untuk mengetahui produktivitas setiap personil.

Kata Kunci: Produktivitas, Outbound all customer, Standar Operasional Prosedur, Warehouse Management  System,  Warehouse Survey Template

LATAR BELAKANG

   Aktivitas logistik khususnya di perusahaan pergudangan tentu akan mengoptimalkan segala kegiatan yang terjadi didalamnya, baik itu dalam hal pemeliharaan persediaan, pengoptimalan tenaga kerja dan ketepatan waktu pada saat pengeluran barang.   Pengoptimalan tenaga kerja dan ketepatan waktu operasional tentunya didukung oleh sistem dan prosedur yang telah dirancang sedemikian rupa, dengan tujuan untuk menjaga stabilitas dan produktivitas perusahaan.

    Aktivitas pengeluaran barang memiliki peran penting dalam bisnis pergudangan, terlebih jika barang yang dikeluarkan memerlukan perhatian yang lebih dan menuntut ketepatan waktu dalam operasionalnya.

      Oleh karena itu dalam penelitian ini, pengoptimalan tenaga kerja dan waktu serta prosedur seperti apa yang tepat untuk mengontrol arus pengeluaran barang jika terjadi keterlambatan (Delay Delivery Order) pada saat pemrosesan dokumen dan pelaksanaan operasionalnya?

RUMUSAN MASALAH

Berdasarkan latar belakang maka permasalahan yang dapat di rumuskan adalah:

1.  Bagaimana Strategi Standar Operasional Prosedur pengeluaran barang yang dilakukan oleh Divisi Outbound All Customer?

2.  Bagaimana cara membuat dokumen Surat Jalan vendor menggunakan software Warehouse Management System?

3.    Bagaimana cara mengoptimalkan produktivitas kinerja pengeluaran barang dan dokumen dari segi pekerja untuk memangkas delay delivery order menggunakan warehouse survey template?

TUJUAN PENELITIAN

Mengacu pada latar belakang dan rumusan masalah maka tujuan kerja praktik ini adalah:

1.   Merancang Standar Operasional Prosedur baru mengenai proses pengeluaran barang yang lebih efektif didasarkan pada kejadian yang terjadi dilapangan.

2.     Dapat membuat surat jalan menggunakan software warehouse management system dengan baik.

3. Menghitung waktu produktivitas kinerja pengeluaran barang beserta dokumen menggunakan warehouse survey template untuk memangkas delay delivery order.

MANFAAT PENELITIAN

Kerja Praktik ini diharapkan dapat memberi manfaat sebagai berikut:

1.     Bagi Penyusun

      Penyusun dapat mengetahui aktivitas pengeluaran barang dari warehouse PT Agility International (Halim Perdanakusuma) yang akan dikirimkan ke customer dan dapat mengetahui juga cara menggunakan aplikasi Software Warehouse Management system untuk membuat dokumen Surat Jalan serta dapat mengetahui cara mengoptimalkan waktu produktivitas pekerja dalam mengurus dokumen dan mengeluarkan barang pada divisi Outbound All Customer.

2.      Bagi Pembaca

      Pembaca dapat mengetahui gambaran aktivitas dan proses penanganan barang-barang yang ada di warehouse PT. Agility International (Halim Perdana kusuma), ketika barang tersebut akan dikeluarkan atau dikirimkan kepada customer.

BATASAN PENELITIAN
Penulisan laporan Kerja Praktik ini dibatasi oleh beberapa hal, sebagai berikut:

1.  Fokus aktivitas pada pengeluaran barang dari warehouse PT. Agility International (Halim Perdanakusuma).

2.      Pembuatan dokumen surat jalan menggunakan software warehouse management system (WMS).

3.     Penghitungan menggunakan Microsoft Excel dan data berdasarkan pada warehouse general info, waktu pengeluaran barang beserta waktu pengurusan dokumen untuk mengetahui produktivitas pada divisi Outbound All Customer.

Standar Operational Prosedur

      Menurut Tjipto Atmoko (2011), Standar Operasional Prosedur (SOP) merupakan suatu pedoman atau acuan untuk melaksanakan tugas pekerjaan sesuai denga fungsi dan alat penilaian kinerja instansi pemerintah berdasarkan indikator-indikator teknis, administratif dan prosedural sesuai tata kerja, prosedur kerja dan sistem kerja pada unit kerja yang bersangkutan.

     Tujuan pembuatan SOP adalah untuk menjelaskan perincian atau standar yang tetap mengenai aktivitas pekerjaan yang berulang-ulang yang diselenggarakan dalam suatu organisasi. SOP yang baik adalah SOP yang mampu menjadikan arus kerja yang lebih baik, menjadi panduan untuk karyawan baru, penghematan biaya, memudahkan pengawasan, serta mengakibatkan koordinasi yang baik antara bagian-bagian yang berlainan dalam perusahaan.

Produktivitas

(Herjanto:2012) Produktivitas merupakan suatu ukuran yang menyatakan bagaimana baiknya sumber daya diatur dan dimanfaatkan untuk mencapai hasil yang optimal. Produktivitas dapat digunakan sebagai tolak ukur keberhasilan suatu industri dalam menghasilkan barang atau jasa. Sehingga semakin tinggi perbandingannya, berarti semakin tinggi produk yang dihasilkan.

Pengukuran produktivitas dapat dilakukan secara terpisah atau secara total yang digunakan untuk menghasilkan keluaran. Pengukuran produktivitas untuk suatu masukan pada suatu saat disebut dengan pengukuran produktivitas parsial (partial productivity measurement).

Warehouse Survey Template

        Warehouse survey template ialah suatu suatu pola atau pattern prototype yang digunakan sebagai acuan atau pembanding bagi pola lainnya. Untuk melihat produktivitas gudang, baik itu produktivitas gudang pada proses penerimaan ataupun pengeluaran barang. Warehouse survey template ini berisi mengenai informasi umum yang ada di perusahaan tempat dimana akan dilakukan penelitian (Natsir, 2017). Formulasi yang digunakan untuk menghitung nilai efisiensi yaitu menggunakan Microsoft Excel yang kemudian nanti akan diproses untuk mengetahui perbedaan nilai produktivitas pekerja dalam mengerjakan aktivitas. Warehouse survey template sering digunakan oleh para praktisi dan konsultan untuk meneliti kinerja suatu perusahaan pergudangan baik itu level domestik maupun multinasional. Template ini terdiri dari tiga sheet, yaitu warehouse general info, Assistant Role, & Handler Role. Warehouse General Info (Deliveries)

METODE PENELITIAN

       Langkah-langkah yang digunakan untuk menyelesaikan laporan kerja praktik  dapat dilihat pada diagram alir dibawah ini:

DATA YANG DI PEROLEH

Standar operasional prosedur (Awal)

Reporting Delivery

Jumlah pengiriman pada bulan September 2017

Rata-rata pengiriman pada bulan september 2017

Warehouse Survey Template

Yaitu template yang berisikan informasi mengenai data jumlah customer, transportasi, jumlah pekerja, jam kerja, dan volume aktvitas pengeluaran.

Pada data warehouse survey template secara detail sebagai berikut:

Customer
Wholesale	Modern Trade	Retail	Total
13	20	25	58

Warehouse Organization
Assistant	Handler	Shift
1	2	08:30-13:00

Volume of Activity
Mutasi	Wholesl	Modern trde	Retail
2	13	20	75

Assistant Roles

Warehouse Assistant Role yaitu template berisi informasi mengenai peran seorang asisten (karyawan) yang sudah memiliki jabatan seperti admin dan supervisor. Pada data Assistant Roles secara detail sebagai berikut:

Reporting Preparation
Activity	Event/DD	Time	Tot.time
Labour Hrs	1	30	30
Deliveries	15	10	150
Inventories	1	10	10
Picking	15	10	150
Checking	15	5	75
*Time (Minute)

Data Entry
Activity	Event/DD	Time	Tot.time
Labour Hrs	1	5	5
Deliveries	15	2	30
Returns	20%	5	10
Damages	10%/week	5	150
*Time (Minute)

Resources Planning
Activity	Event/DD	Time	Tot. time
Ship WHLS	1	5	5
Ship Modern trd	1	5	5
Ship Retail	1	5	5
*Time (Minute)

Document Management
Activity	Event/DD	Time	Tot. time
Checking	15	2	30
Archiving	1	10	10
Retreival	1	5	5
*Time (Minute)

Inventory Management
Activity	Event/DD	Time	Tot. time
Periodic Check	1	30	30
*Time (Minute)

Handler Role

Warehouse Handler Role yaitu template berisi informasi mengenai peran seorang pekerja yang berstatus support team. Secara umum, Handler Role Template membahas mengenai jumlah barang yang disiapkan dan lamanya waktu dalam melakukan picking, checking serta loading. 

Outbound Customer fullfillment
Activity	Unit Handle	Qty	Time
Picking	Pallet	12	30
	Cases	120	60
*Time (Minute)

Outbound Customer fullfillment
Activity	Unit Handle	Qty	Time
Checking	Pallet	12	10
	Cases	120	10
*Time (Minute)

Outbound Customer fulfillment
Activity	Unit Handle	Qty	Time
Loading	Pallet	12	10
	Cases	120	15
*Time (Minute)

PENGOLAHAN DATA

Standar operasional prosedur (Usulan)

Delivery Note menggunakan WMS

     Dari praktik yang dilakukan saat membuat delivery order menggunakan warehouse management system di PT. Agility International (Halim Perdanakusuma) secara umum prosesnya sama dan telah dibakukan prosedurnya. Oleh karena itu penulis hanya menjelaskan beberapa tahap dalam membuat delivery order, yaitu sebagai berikut:

1.      Input serial number/delivery order (SO/DO)

2.      Checking detail delivery order

3.      Change Departure Date

4.      Pengecekan Status SO/DO

5.      Print Delivery Order

     Dari kelima tahap tersebut, kemudian Delivery Order diberikan kepada tim Outbound dan akan disesuaikan dengan barang yang telah di picking.

Warehouse Data Summary

Setelah informasi yang didapat dari internal perusahaan dan dilakukan entry data pada warehouse survey template, maka untuk mempermudah membaca hasil penelitian dibuatlah summary supaya data yang telah diolah dapat dilihat secara keseluruhan.

Assistant Role Summary

Handling Role Summary

ANALISIS

Standar Operasional Prosedur

Tumpang tindihnya pekerjaan dan lamanya waktu pengeluaran barang tentu memerlukan standar operasional prosedur yang baik supaya kinerja perusahaan akan lebih maksimal. Di PT. Agility International (Halim Perdanakusuma) terutama pada divisi outbound memiliki standar operasional prosedur yang telah dijalankan beberapa tahun. Akan tetapi, strategi improvement pada divisi outbound tidak dilakukan secara optimal, pembaharuan standar operasional tidak dilakukan secara berkelanjutan dengan alasan bahwa prosedur tersebut sudah tepat dan tidak perlu dilakukan pengubahan.

Disisi lain, kenyataannya delay delivery order di PT. Agility International (Halim Perdanakusuma) masih sering terjadi yang akibatkan karena lamanya pemrosesan data dan pengurusan dokumen pengeluaran barang. Oleh karena itu, penulis mengajukan strategi standar operasional baru (Usulan) untuk mempercepat waktu pengeluaran barang dan mempersingkat tahapan operasional. Usulan ini diajukan berdasarkan operasional yang terjadi dilapangan dan berdasarkan pengkajian system yang telah disesuaikan dengan SOP usulan.

Warehouse data summary

   Berdasarkan informasi yang didapatkan dari hasil wawancara dan pengamatan langsung dilapangan, maka didapatkan hasil dari keseluruhan data sebagai berikut:

General Info	Total
Customer	58
Personel	4
Delivery to Customer/week	110
Moda Transportation	15

Assistant Role Summary

     Setelah dilakukan penghitungan, hasilnya menunjukan bahwa ada perbedaan efisiensi yang cukup besar (43%) antara jam kerja yang dilakukan dengan jumlah admin yang bertugas. Dalam hal ini permasalahan utama dari kinerja admin yaitu kurang optimal karena terlalu banyak melakukan pekerjaan sehingga menimbulkan waktu tunggu untuk memproses seluruh aktivitas.

Handler Role Summary
     Setelah dilakukan penghitungan berdasarkan jumlah barang, dan lamanya waktu yang dibutuhkan untuk memproses pengeluaran. Maka didapatkan angka 3.52% untuk efficiency gapnya, dan ini artinya pekerjaan yang dilakukan oleh handler telah optimal dan sesuai dengan target perusahaan.

KESIMPULAN

      Secara keseluruhan permasalahan suatu perusahaan adalah mengoptimalkan pekerjanya, masalah-masalah tersebut timbul karena kurang sadarnya pekerja yang terlibat secara langsung diperusahaan. Standar operasional prosedur yang lebih baik akan mempermudah perusahaan untuk melaksanakan kegiatannya dan improvement seperti ini memerlukan dukungan yang lebih dari rekan kerja didalam perusahaan. Dari permasalahan yang terjadi di PT. Agility International (Halim Perdanakusuma) penulis memberikan suatu solusi untuk menjawab permasalahan-permasalahan tersebut dengan cara memperbaharui standar operasional pengeluaran barang dan menghitung waktu produktivitas pekerja saat mengurus dokumen dan mengeluarkan barang untuk di kirim ke customer.

Hasil yang dikerjakan dan diajukan berdampak positif untuk pengembangan divisi outbound all customer PT. Agility International (Halim Perdanakusuma) terutama untuk prosedur operasional dan produktivitas pekerja, penulis mengajukan saran baru yaitu sebagai berikut:

1.      Menggabungkan aktivitas Scan

Label SO untuk proses Pick to dengan aktivitas pembuatan pick ticket sekaligus dengan proses Goods Inventory. Proses ini dilakukan secara langsung oleh admin order taker untuk percobaan dari usulan yang penulis ajukan, dan hasilnya penggabungan SOP tersebut digunakan oleh PT. Agility International (Halim Perdanakusuma) untuk mempercepat proses pengeluaran barang pada divisi outbound all customer hingga saat ini.

2.  Pembuatan surat jalan atau delivery order menggunakan software warehouse management system secara umum sudah efektif, hanya saja perlu sedikit perhatian untuk jaringan antar sub enterprisenya.

3.  Untuk produktivitas pekerja, penulis menghitung waktu dan kegiatan yang dilakukan oleh (Assistant) dan (Handler) sesuai dengan yang terjadi dilapangan, hasilnya untuk peran seorang Handler produktivitasnya optimal saat melaksanakan pengeluran barang. Akan tetapi, peran seorang Assistant (Admin) tidak optimal, terdapat angka 43% untuk eficiency gap dalam aktivitas kerjanya. Dan permasalahan tersebut terjadi karena beban kerja seorang admin terlalu banyak sehingga waktu tunggu untuk pengurusan dokumen lainnya terhambat, permasalahan tersebutlah yang menyebabkan terjadinya delay delivery order.

SARAN

   Dari hasil kerja praktik yang dilaksanakan, banyak penemuan ilmu dan permasalahan yang kompleks dari PT. Agility International (Halim Perdanakusuma). Oleh karena itu, penulis menyarankan bagi pembaca laporan ini nanti, bahwa suatu kegiatan atau aktivitas yang ada diperusahaan memerlukan suatu pengembangan strategi baik itu secara teknologi maupun secara operasional. Strategi tersebut nantinya akan merubah dan memperbaiki sistem perusahaan dalam bersaing.

DAFTAR PUSTAKA

1.   Agility International, (2017). Company Profil (Struktur Organisasi, Standar Operasional Prosedur, Business Process). Halim Perdanakusuma: Agility Coorporation.

2.   Ariffien, Afferdhy (2017). Pedoman Kerja Praktik Program Studi Manajemen Logistik. Bandung. Sekolah Tinggi Manajemen Logistik.

3.   Handoko, (1999). Ringkasan Materi Manajemen (Pengertian Efektif & Efisien). Jakarta. Diakses September 4, 2017. Pukul 21:30  https://nurminasarluf.wordpress.com/pendidikan-2/ringkasan-materi-manajemen-t-hani-handoko/ 

4.   Herjanto, (2012). Manajemen Industri (Produktivitas Partial). Diakses Oktober 29, 2017. Pukul 10:00 WIB. http://sanglandep.blogspot.co.id/2013/09/macam-macam-produktivitas.html#

5.   Muchlisin, Riadi (2016). Standar Operasional Prosedur (Pengertian, tujuan, fungsi dan manfaat SOP). Diakses Oktober 29, 2017. Pukul 10:00 WIB. http://www.kajianpustaka.com/2016/pengertian-tujuan-dan-fungsi-sop.html

6.   Roomney, Marshall (2015). Sistem Informasi Manajemen (Siklus Pengeluaran Barang). Jakarta: Diakses Agustus 30, 2017. Pukul 21:00 WIB. http://pengertian-menurut.blogspot.co.id/2015/09/pengertian-siklus-pengeluaran-menurut.html

7.   Taufik, Natsir. (2017). Warehouse Survey Template (Warehouse General Info, Warehouse Assitant Role, Warehouse Handler Role). Jakarta: Supply Chain Indonesia

8.   Warman, John (2010). Manajemen Pergudangan (Pengertian & Tujuan Pergudangan). Jakarta: PPM School of Management

9.   Zakaria, Reza (2016). Laporan Kerja Praktik (Latar Belakang). Bandung: Sekolah Tinggi Manajemen Logistik Indonesia